Tenir les comptes au fil de l'année

Une comptabilité à part

Dès que votre mandat inclut la gestion, vous tenez une comptabilité précise, séparée de vos affaires personnelles, même si vous êtes un proche de la personne concernée. Tout mouvement d'argent doit pouvoir être justifié (manuel BAC 2025, chap. 6.2). Cette comptabilité est vérifiée chaque année par l'assesseur·e, pièce par pièce (chap. 14.1).

Pour que cela reste possible, vous devez être la seule personne à agir sur les comptes, à l'exception du compte à libre disposition. Si la personne elle-même ou un tiers muni d'une procuration y fait des opérations, justifier les mouvements devient très difficile, voire impossible (chap. 7.2.3). D'où les mesures de début de mandat : procurations annulées, découvert interdit, revenus virés sur le compte de gestion.

Deux comptes, deux niveaux de détail

Le montant versé sur le compte à libre disposition est négocié avec la personne selon ses capacités de gestion, par semaine, par quinzaine ou par mois. Pour une personne en EMS, ce montant est souvent versé à l'établissement, qui tient un compte espèces (manuel BAC 2025, chap. 7.2.3). Vous n'avez pas à détailler ce que la personne fait de cet argent : c'est précisément sa marge de liberté (art. 409 CC).

Chaque mouvement, une pièce

Le formulaire de comptes officiel attend, pour chaque écriture, une date de réception ou de paiement, un numéro de document, un libellé et une catégorie (CU 762a). Concrètement :

1. Numérotez chaque justificatif dans l'ordre chronologique (par exemple 2025-001, 2025-002) et reportez ce numéro sur l'écriture.
2. Rédigez un libellé qui parle à quelqu'un qui ne connaît pas le dossier : « Prime LAMal janvier », « Loyer février », « Remboursement RFM, décompte du 12.03 ».
3. Rattachez l'écriture à l'une des 8 catégories de recettes ou des 15 catégories de dépenses du formulaire.

Travaillez autant que possible sans argent liquide : paiements par e-banking ou ordres de paiement, au montant exact de la facture. Les opérations TWINT sont particulièrement difficiles à justifier, notamment pour les bénéficiaires du RI. Si vous remettez du liquide, faites signer une quittance détaillée : date, lieu, montant, motif, signature (manuel BAC 2025, chap. 7.2.3).

Le classement par mois

Le manuel recommande de présenter les pièces classées par mois, chaque mois accompagné du relevé bancaire ou postal correspondant (manuel BAC 2025, chap. 14.1). Adoptez ce classement dès le premier jour : un intercalaire par mois, le relevé devant, les justificatifs derrière dans l'ordre des écritures. Le classeur de début de mandat, avec ses séparations par thème (assurance-maladie, impôts, PC), reçoit les documents de fond ; le classeur comptable reçoit les pièces des mouvements.

Le contrôle mensuel

À réception du relevé mensuel, pointez chaque ligne du relevé avec vos écritures. Le formulaire officiel prévoit d'ailleurs ce contrôle régulier : sa case de vérification, sous le chiffre G de la variation patrimoniale, doit rester sans solde, ni positif ni négatif (CU 762a, instructions). Un contrôle mensuel de quelques minutes évite de reconstituer une année entière en janvier.

Profitez-en pour comparer les dépenses au budget prévisionnel et pour repérer ce qui manque : une rente qui n'est pas arrivée, un remboursement de frais médicaux non demandé, un acompte d'impôt oublié.

Les factures ouvertes et les dettes

Notez au fur et à mesure les factures reçues mais non encore payées. Elles figurent dans le passif des comptes annuels ; c'est notamment sur cette base que le juge décide si votre rémunération est mise à la charge de l'État (manuel BAC 2025, chap. 14.1). Pour un séjour en EMS, la facture du dernier mois non encore reçue se mentionne à la question 6 du questionnaire si elle n'est pas déjà dans les dettes (CU 762b).

Face à une poursuite : vérifiez que le commandement de payer concerne bien la personne et une créance fondée ; l'opposition se fait dans les 10 jours auprès de l'office. Il est inutile de s'opposer à une créance justifiée (impôts, primes obligatoires, amendes), cela ne fait qu'ajouter des frais. Ne signez jamais de reconnaissance de dette auprès d'une société de recouvrement, et ne payez pas ses frais rajoutés : seuls les intérêts moratoires et les frais de rappel prévus par le contrat sont dus (manuel BAC 2025, chap. 7.5.2 et 7.5.3).

Quelques situations courantes

Pour aller plus loin

• Formulaire de comptes et rapport, onglets recettes et dépenses
• Manuel BAC 2025, chap. 7.2.3, 7.3, 7.5 et 14.1
• Parlons cash !, conseil gratuit et confidentiel sur les dettes : 0840 43 21 00, vd.ch/parlons-cash